Going with the flow: how to work with a plethora of client personalities

About 15 years ago, I graduated college with the dream of being the type of high school history teacher that movies with dramatic soundtracks were made about. Reality hit when I found myself with 186 hormonal students who came with a variety of interesting parents. After four years, I decided to become a special events coordinator at a local homeless shelter and dealt with a micromanaging boss. Then I worked at a symphony with a boss who was exactly the opposite: completely absent. I ended up doing my job and a good share of hers (without the executive salary).

Well, by then I had started my family and decided to turn to freelance writing so I could care for my children and still bring in an income (and keep me challenged and sane in the process). I thought, “Ah, how refreshing! Just me and my computer and my passion for writing!” Yep, I was truly that idealistic and blissfully ignorant. Now five years later, I have worked with many companies and learned that everyone has a different style of working, unique management philosophies and individual expectations for each project.

As freelancers, we’re not only talented at our profession, we trained to be expert chameleons melding into new companies — self-declared psychics as we desperately try to anticipate our clients wants and needs. We are resilient as we quickly bounce back from the often occurring whiplash of stopping one project to swiftly work on the next. This can become difficult, especially if you’re working with several clients each day.

How in the world are freelancers supposed to seamlessly work with a variety of clients who each have a different set of expectations and required tools? Here’s four ways to manage the varied client personalities and expectations that will go along with them.

1) Learn to be flexible

Each company is a different puzzle and you are the missing piece to complete the picture. However, that one piece won’t fit into every puzzle, so you need to adjust to the requirements of the job (after all, they aren’t the ones who will be required to change their work habits… you are!).

For example, I usually write content and use Google to upload my docs and message or e-mail my clients. However, I had one client who wanted to have a half hour chat every night to brainstorm how to reorganize his website. We did that for four weeks! He would talk, I would listen. I wrote maybe 400 words, but I billed him for the therapy…I mean editing.

The takeaway: Look at each client as an individual. Some clients want constant communication, some just want weekly check-ins. Do what works best for THEM. Compartmentalize each client and take mental notes of their expectations, work habits and nuances. Freelancing is a complicated dance and each dance partner has their own rhythm.

2) Your search engine is your best friend

Clients tend to give you a job and expect you to comply with their protocol. I had one who said “get a Google account, share your work on Google+ and I’m going to pay you through PayPal.” There was no way I was going to say no or ask “how do I do that?” This is where YouTube, your search engine, or that little “Help” icon comes in.

Technology is moving at the speed of light and many companies are moving along with it. Fortunately, you can find all of your information and instruction materials online. You can train yourself without being a burden to your client, therefore making you more desirable for future projects.

Another great asset is your friends, family, and other freelancers. A couple of years ago when the “Internet cloud” was the big buzzword of the day, I was required to write several pieces about it. Fortunately, my brother-in-law is a major geek and talked me through it.

3) Know when to walk away, know when to run

Sometimes there are clients who just can’t be pleased with anything. Nothing you do is right, they are insulting, and you are dismayed when you hear the ping of your e-mail notifications for fear of seeing that dreaded name. If you’ve done everything you can to know their vision, expectations and work habits, yet you still are miserable, cut your ties. Here’s how you can end things on good terms:

A contract: This could be a whole other blog post, but you can find sample contracts on aboutcareers.com or wikihow.com.

Don’t act rashly: “If you don’t have a contract, then gather any documents that describe the project’s main terms and that refer to deadlines, deliverables and payment. Make sure you have completely lived up to your responsibilities throughout the collaboration, and don’t demand penalties unless you are certain and can prove that they have violated what was agreed on from the beginning,” advices webpage manager Maria Malidaki.

One final chance: Finally, share your frustrations, let them explain their point-of-view, and then give them a chance to acknowledge and improve the situation. If all of this doesn’t work, then tie up any loose ends such as finishing up anything they already paid for or turning over research information.

Do your best to end on good terms. In this world of social networking, you don’t want to get a bad reputation that could hurt your ability to get future clients.

4) Know what you’re getting into first!

You can tell a lot about a person from just a ten minute phone conversation. Did they call you at the agreed upon time? Did they sound flustered? Was the conversation focused on how the past three writers didn’t produce decent content? Did he talk the entire time or did he ask questions about your experience and writing style?

There are certainly warning signs, so carefully look for them. You can also check out their company website, LinkedIn profile, or social media sites to research the client. The more you know, the better prepared you will be to accept or pass on a project.

Finally, the good thing is that you don’t have to take every job that comes your way or put up with a difficult client. With freelance job finding communities like CloudPeeps, you can pick and choose the right assignments for you. When you work happy, you write happy!

السير مع التيار: كيف تتعامل مع عدد كبير ومختلف من شخصيات العملاء

منذ 15 عاما، تخرجت من الكلية مع حلم أن أصبح مدرسة في التاريخ في المدرسة الثانوية شبيهة بأولئك الذين تعودت مشاهدتهم في الأفلام. لكنني وللأسف اصطدمت بالواقع حيث وجدت نفسي وجها لوجه مع 186 طالبا متحمسا مصحوبين بأولياء أمورهم المثيرين جدا للإهتمام.

بعد أربع سنوات، قررت أن أصبح منسقة أحداث خاصة في ملجأ محلي للمتشردين إلى جانب مدير حريص يراقبك مراقبة دقيقة. ثم عملت في سمفونية مع مديرة كانت على العكس تماما: غائبة تماما. فانتهى بي الأمر أقوم بعملي مع حصة جيدة من راتبها (دون راتب خاص).

وفي ذلك الوقت كنت قد بدأت بتكوين أسرتي الصغيرة، وقررت أن أنتقل للكتابة لحسابي الخاص لأهتم بصغاري وأضمن مدخولا ماديا (وهذا ما أبقاني على تحد دائم وعاقل في تسيير العمل).

كنت دوما أفكر: " آه، إنه حقا منعش! فقط أنا والكمبيوتر وشغفي بالكتابة" نعم، لقد كنت حقا بهذه المثالية ولكن غير مدركة للأمر. الآن بعد خمس سنوات، عملت مع العديد من الشركات وعلمت أن كل شخص لديه نمط مختلف من العمل، وفلسفات إدارة فريدة وتوقعات فردية لكل مشروع.

كعاملين مستقلين ولحسابنا الخاص، نحن لسنا موهوبين فقط في مهنتنا بل خضعنا لتدريبات لنتحول إلى خبراء في مجالنا فنحن نتحول كالحرباء بين الشركات والوسطاء المعلنين ونحاول يائسين استباق رغبات وحاجات عملائنا. لا زلنا صامدين ونرتد للوراء بسرعة من الخسائر التي تلحقنا جراء وقف مشروع فجأة للعمل على التالي بسرعة. وهذا يكون صعبا خصوصا إن كنت تتعامل مع عدة عملاء كل يوم.

كيف من المفترض للعاملين المستقلين حول العالم أن يعملوا بسلاسة مع مجموعة متنوعة من العملاء الذين لديهم مجموعات مختلفة من التوقعات والأدوات المطلوبة لإنجاز العمل؟ هنا أربع طرق لإدارة تنوع شخصيات العملاء وتوقعات طلباتهم التي من شأنها أن تنفع في التعامل معهم.

• تعلم أن تكون مرنا

 تعتبر كل شركة لغزا مختلفا وأنت القطعة المفقودة لاستكمال الصورة. ومع ذلك، يمكن للقطعة ألا تصلح في كل لغز، لهذا تحتاج للتكيف مع متطلبات الوظيفة (بعد كل شيء، هم ليسوا مجبرين لتغيير عادات عملهم.... بل المجبر هو أنت).

على سبيل المثال، أكتب عادة المحتوى وأستخدم غوغل لتحميل المستندات ولمراسلة عملائي. ومع ذلك، كان هنالك عميل يود الدردشة لمدة نصف ساعة كل ليلة لتبادل الأفكار حول كيفية إعادة تنظيم موقعه الإلكتروني. فعلنا ذلك لأربعة أسابيع! هو يتحدث وأنا أستمع. ربما كتبت حوالي 400 كلمة، لكنني صفت له العلاج.... أعنى به التحرير.

فكرة موجزة: عامل كل عميل على أنه عميلك الوحيد فبعض العملاء يفضلون التواصل الدائم وبعضهم يفضل الرسائل الأسبوعية. فلتقم بأفضل ما يمكنك من أجلهم. قم بتصنيف العملاء وقم بتدوين ملاحظات حول توقعاتهم، عادات العمل لديهم، والفروق الدقيقة. إن العمل الحر رقصة معقدة ولكل شريك في الرقصة إيقاعه الخاص به.

• محرك البحث الخاص بك أفضل صديق لك

  يميل العملاء إلى إعطاءك الوظيفة لكنهم يتوقعون منك أن تمتثل لجميع بنود الاتفاق الخاص به. كان لدي عميل قال لي " فلتفتح حسابا على غوغل ولتنشر عملك على غوغل+ وسأقوم بالدفع لك على باي بال." لم تكن هنالك وسيلة لأقول "لا" أو أن أسأل: " كيف أفعل ذلك؟" ها هو ذا يوتيوب، محرك البحث الخاص بك، أو الأيقونة الصغيرة المسماة " المساعدة" موجودة.

فالتكنولوجيا تتحرك كسرعة الضوء والعديد من الشركات تسير جنبا إلى جنب معها. لحسن الحظ، يمكنك أن تجد كل المعلومات والتعليمات الخاصة بالمواد التي تحتاجها على الأنترنت. بحيث يمكنك تدريب نفسك بنفسك دون أن تكون عبئا على العميل الخاص بك، مما يجعلك من أكثر المرغوب فيهم للمشاريع المستقبلية.

والمكسب الكبير الآخر هم أصدقاءك، عائلتك، والعاملين المستقلين الآخرين. فقبل بضع سنوات مضت وعندما كانت " سحابة الأنترنت" الكلمة الطنانة طوال اليوم، كان مطلوبا مني أن أكتب عدة قطع حيال ذلك ولحسن الحظ، كان أخي بالقانون مهووسا كبيرا بذلك فحدثني حوله.

• فلتعلم متى يجب عليك أن تسير ومتى يجب عليك أن تركض

  يوجد أحيانا عملاء لا يعجبهم العجب ولا يرضيهم أي شيء. لا شيء مما تقوم به يكون صحيحا في نظرهم، وهذه إهانة من قبلهم، لدرجة أنك صرت تشعر بالإستياء من سماع صوت وصل رسالة لبريدك الإلكتروني خوفا من رؤية هذا الإسم غير المرغوب فيه. إذا قمت بكل ما في وسعك لمعرفة رؤيتهم وتطلعاتهم وعادات العمل الخاصة بهم لكنك لازلت بائسا فلتقطع علاقة العمل معهم. وإليك هنا كيف يمكن أن تنتهي الأمور بطريقة ودية:

العقد: من الممكن للعقد أن يكون مدونة وظيفة بكاملها لكن يمكنك أن تجد عينات من العقود الجاهزة على الموقعين الإلكترونيين التاليين: aboutcareers.com أو wikihow.com·

  لا تتصرف بتهور: " إذا لم تكن تملك عقدا، فلتجمع أي وثائق تصف الشروط الأساسية للمشروع والتي تشير إلى المواعيد النهائية، والتسليمات والسداد.تأكد من أنك قمت بجميع مسؤولياتك اتجاه التعاون في جميع نواحيه، ولا تطالب بالعقوبة إذا كنت متأكدا وبإمكانك أن تثبت انتهاكها لما تم الاتفاق عليه منذ البداية" نصائح مدير صفحة الويب ماريا ماليداكي.

فرصة واحدة وأخيرة: أخيرا، فلتقاسمهم إحباطك، واسمح لهم بشرح وجهة نظرهم، ومن ثم امنحهم فرصة للإقرار بأخطائهم وتحسين الوضع. وإن كان كل هذا غير مفيد، فلتستكمل المشاريع غير المنجزة والتي تم دفه ثمنها مسبقا أو تسليم المعلومات البحثية.

فلتبذل قصارى جهدك لإنهائه بشروط جيدة. إن كنت لا ترغب في الحصول على سمعة سيئة في عالم الشبكات الاجتماعية التي قد تضر بقدرتك في الحصول على عملاء جدد في المستقبل.

• فلتعلم ما أنت مقدم عليه أولا

        يمكنك أن تعرف الكثير عن شخص ما من مكالمة عشر دقائق. هل اتصلوا بك في الوقت المتفق عليه؟ يبدون مرتبكين؟ فالإتصال ركز على سبب عدم إنتاج الكتاب الثلاثة لكتب لائقة المحتوى؟ هل تحدث طوال الوقت وهل سألك عن خبرتك وأسلوب كتابتك؟

بالتأكيد هنالك علامات تحذير، لدى فعليك البحث عنها. يمكنك أيضا التحقق من موقع الشركة على الأنترنت، أو حسابه الشخصي على لينكد-إين أو مواقع التواصل الاجتماعي للبحث عن العميل. وأكثر ما تعلمونه، فإن أفضل ما تعده هو أن تقبل أو ترسل مشروعا.

وأخيرا، الشيء الجيد في كل هذا أنه لا يجب عليك أن تقبل أي وظيفة تأتي في طريقك أو ان تتعامل مع عميل صعب المزاج. مع العمل المستقل يمكنك العثور على وظيفة من خلال الوسائل المتوفرة ك CloudPeeps، وانتقاءها واختيار المهام المناسبة لك. فأنت عندما تعمل بسعادة تكتب بسعادة.

ترجمة وبتصرف : قليل خديجة

الكاتبة الاصلية للمقال: Christina Morales